يشكو الكثيرون من تضارب المطالب الحياتية حولهم , ويضجرون من تقاطعها , وغالبا ما يقصرون في أدائها .
تزداد الآثار سوء إذا كان التقصير فيما هو هام واساسي في استمرار دورة الحياة بنجاح , كالاهتمام بالأسرة , أو الاهتمام بالصحة أو مثالها . الذين نجحوا في إدارة حياتهم قد نجحوا بالأساس في اجتياز عقبة مهمة هي عقبة وضع أولويات أعمالهم في يومهم وغدهم , واستطاعوا ترتيب المهمات المطلوبة منهم , ولم يجعلوا ممارستهم للمواقف وأدائهم للمطالب عشوائيا بلا تخطيط .
لقد بدأ هؤلاء الناجحون مسارهم بتحديد أولوية كل عمل , ووضع أسبقيته على جدول مطالبهم , واهتموا بالأعمال الحيوية والمؤثرة ابتداء , ولم يسمحوا بتأخيرها ابدا , فإن كان هناك بد لازم للتأخير , فقد اختاروا أن يؤخروا الأعمال الاختيارية التي تأتي في المرتبة الثانية من الأولوية …
ولكل ترتيبه بحسب رؤيته ومتطلباته التي تصنفها أهدافه .. إننا دوما نقدم غير الهام على الهام وغير المفيد على المفيد, فتذهب الأوقات في الأمور غير الهامة وغير المفيدة, فنعود في آخر اليوم بالخسارة والانتكاس.
وقد قسم الإداريون الأعمال حسب أهميتها إلى أربعة أنواع هي ( أعمال هامة عاجلة , وأعمال هامة غير عاجلة , ثم أعمال غير هامة عاجلة , وأعمال غير هامة غير عاجلة ) فالأولوية يجب أن تكون دوما على جدولك للأعمال الهامة العاجلة , وثانيًا للأعمال الهامة غير العاجلة, وثالثًا للأعمال غير الهامة العاجلة, وأخيرًا للأعمال غير الهامة غير العاجلة وترتيب الأعمال بتلك الصورة ترتيب يجعلك تقوم بفعل أولوياتك الحقيقية بعيدًا عن توهم الأولوية للأعمال التي لا تستحق الجهد أو على الأقل لاتستحق أن تكون في مقدمة اهتماماتك .
فالمستوى الأول من الأعمال و هو مستوى الأعمال الهامة العاجلة , وهي الأعمال التي تمثل صلب عملك , والتي تحسن إنجازها , كما أنها هي التي تكون مطلوبة منك على وجه عاجل سواء لاقامة حياتك باستواء كما ترجو أو من رئيسك المباشر أو منك كمسئول في عمل ما , وهي تلك الأعمال التي لا يمكن تأخيرها عن موعدها أو الاعتذار عنها أو التفويض فيها وكذلك كل الأعمال التي سيترتب على غيابك عنها أو تأخرك عنها أو عدم إنجازك لها أو عدم تركيزك فيها ضرر ما
وأما المستوى الثاني من الأعمال: فهو مستوى العمل الهام غير العاجل وهو يتمثل في مسئوليات الأعمال بشكل عام من حيث المتابعة والتدقيق لتحسين الكفاءة وتقويم الآداء وكذلك رسم الخطط وترتيب الأولويات وتحديد الإمكانيات وتنظيم الأوقات واختيار سبل ووسائل الوصول للأهداف التي قد سبق ووضعتها لنفسك سواء كانت أهدافا مرحلية أو أهدافا بعيدة , ويدخل في هذا المستوى حقوق نفسك ومن تعول
والمستوى الثالث من الأعمال: هو مستوى العمل غير الهام العاجل, وهو ذلك المستوى الذي يقدمه معظم الناس في أولوياتهم على أعمالهم الأخرى, وربما يتسبب ذلك في إرباك كبير في جدول أعمالهم , وهذا المستوى يحسن فيه استخدام التفويض في العمل بحيث ما أمكن أن يؤديه غيرك من أعمال هذا المستوى فلا تتردد فورا في تفويض أحدهم بذلك وأما المستوى الرابع: فهو مستوى الأعمال غير الهامة غير العاجلة, ومكانها في مؤخرة الجدول ولا شك